Grupos de tiendas

Contexto

Muchas funciones de nuestra plataforma requieren o se benefician del concepto de agrupación de tiendas, que les permite a las marcas gestionar más fácilmente las configuraciones, los ajustes o las entidades en varias tiendas.

Con la introducción del Centro de gestión y la migración/renovación de funciones importantes, como Brand Menu Management y Dispatch, pretendemos reconsiderar los enfoques que adoptamos en cuanto a la agrupación de tiendas en función de lo aprendido en los últimos años y encontrar uno que resulte óptimo de cara al futuro.

¿De qué se trata?

Para resumir, se trata de una funcionalidad que permite agrupar las tiendas (antes llamadas locales) en “lotes” en función de características que tienen en común. Por ejemplo, es posible que usen el mismo POS, por lo que sería lógico organizarlas en un grupo centralizado desde el que se puedan gestionar y realizar asignaciones en el POS con facilidad. Otro ejemplo sería el tipo de tienda: supongamos que tienes restaurantes y cafeterías que ofrecen dos tipos diferentes de menús. En este caso, necesitarás dos grupos de tiendas distintos, de modo que se pueda cambiar fácilmente el menú que corresponde al tipo de tienda en particular.

Mejoras: por qué los grupos de tiendas funcionan mejor

Había algunos problemas heredados que teníamos con nuestros enfoques anteriores respecto de la agrupación de tiendas. Ambos conceptos se dejarán de usar tras la introducción de los grupos de tiendas.

Cadena

• La cadena solo podía tener un único tipo de integración, almacenar un conjunto de asignaciones del POS (a una única base de datos del POS) y gestionar el menú. Esto significaba que los mercados de franquicias complejos debían gestionar varias instancias del mismo menú, ya que tenían franquiciados en diferentes sistemas de POS y distintas bases de datos del POS.

• Solo los administradores podían crear gerentes de cadena en el CMS, por lo que siempre los debían crear nuestros gerentes de éxito; las marcas no podían invitar a nuevos usuarios por sí mismas.

Empresa

Dado que una empresa es una entidad jurídica y que almacenamos recibos e información legal relevante a nivel corporativo, enfrentábamos el siguiente problema:

• Los gerentes de tienda solo se podían crear a nivel de empresa , pero una cuenta de usuario única solo podía ser parte de una empresa. Esto significaba que los gerentes de área (responsables de áreas que incluyen múltiples franquicias) debían tener varias cuentas de usuario para acceder a todas las tiendas 

• Algunos franquiciados tienen entidades legales independientes para cada una de sus tiendas, lo que supone también el mismo problema dentro de las organizaciones de franquiciados.

Grupos de tiendas con varias finalidades

Los grupos de tiendas con varias finalidades son grupos que se pueden crear para varios propósitos (predefinidos e implementados en nuestra plataforma), según lo disponga la persona que los crea. Simplifican la asignación y la gestión en organizaciones de marcas o restaurantes muy complejas, y permiten gestionar fácilmente los procesos en organizaciones sencillas.

Se logra de este modo:

• Se les brinda a las organizaciones complejas la posibilidad de crear muchos grupos de tiendas con una sola finalidad o un conjunto pequeño de finalidades para asignar sus casos de uso.

• Se les brinda a las organizaciones simples (mercados con un solo franquiciado, por ejemplo) la posibilidad de crear un grupo de tiendas o unos pocos, pero con muchas finalidades asignadas.

Cómo funciona

• La matriz de un grupo de tiendas es la marca.

• Solo usuarios con ciertos permisos pueden crear grupos de tiendas.

  • Los permisos se conceden según las finalidades, por lo que un usuario puede tener permiso para agregar grupos de tiendas con una finalidad, pero no con otra.

• Al crear un grupo de tiendas, el usuario puede seleccionar una finalidad o varias para dicho grupo.

  • Se utiliza hard-code en las finalidades durante la fase de desarrollo, y estas no se pueden crear de forma dinámica, ya que se debe desarrollar la plataforma con la que sean compatibles.

• En función de la finalidad seleccionada para los grupos de tiendas, hay campos adicionales que pueden ser obligatorios u opcionales y que el usuario debe completar.

  • Por ejemplo, cuando se selecciona la integración como finalidad, se debe completar el campo de tipo de integración y otros campos relacionados.

• En función de las finalidades seleccionadas, se aplican ciertas restricciones y validaciones al agregar o eliminar tiendas dentro del grupo.

• Los usuarios pueden mover las tiendas de un grupo a otro.

• Los usuarios pueden agregar finalidades adicionales a un grupo de tiendas después de crearlo.

• Se proporciona un grupo predeterminado en la creación de la marca, que contiene todas las tiendas, pero no tiene ninguna finalidad asignada.

• Los grupos de tiendas pueden estar vacíos (es decir, no se les agregó ninguna tienda).

• Los usuarios pueden eliminar una finalidad de un grupo de tiendas.

• Los usuarios pueden eliminar un grupo de tiendas.

Gestión y permisos de usuarios

• Los usuarios deben contar con los permisos necesarios en la gestión de usuarios para ver, crear y gestionar grupos de tiendas.

• Los usuarios con permisos de nivel de marca pueden ver todos los grupos de tiendas de la marca.

• Si un usuario tiene acceso a todas las tiendas de un grupo de tiendas y cuenta con los permisos necesarios para todos los grupos de tiendas o para un grupo de tiendas concreto, podrá gestionar dicho grupo de tiendas.

Restricciones según las finalidades

Hay dos restricciones que se aplican a un grupo de tiendas según las finalidades que se le hayan asignado:

Posibles finalidades